We wszystkich krajach Unii Europejskiej od 2018 roku zaczęły obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej, które dotyczą przetwarzaniem danych osobowych osób fizycznych i ich ochrony – przepisy RODO.
Przepisy RODO zmuszają spółki to wprowadzenia i stosowania rozwiązań ochrony danych osobowych – dotyczy to założonych już spółek oraz nowopowstających sp. z o.o.
Członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązani są do wdrożenia przepisów RODO w firmie i to oni odpowiadają za ich przestrzeganie.
Administratorem danych osobowych jest spółka z o.o., lecz obowiązki administratora wypełnia Zarząd. Ważne, aby Zarząd spółki określił:
– sposoby pozyskiwania danych osobowych,
– zakres i rodzaje przetwarzanych danych osobowych,
– sposoby przekazywania danych,
– potencjalne zagrożenia dla danych osobowych.
Na podstawie zgromadzonych informacji Zarząd powinien podjąć odpowiednie kroki wprowadzając dedykowane firmie rozwiązania mające chronić dane Klientów. Dobra ochrona danych Klientów wpływa na ich zaufanie do firmy i jej dobry wizerunek.
Proces ochrony danych osobowych osób fizycznych powinien być weryfikowany, a co najważniejsze aktualizowany oraz modyfikowany w zależności od potrzeb. Zarząd spółki w każdym momencie musi być przygotowany do ewentualnej kontroli, aby mógł wykazać ze dane są należycie chronione.