Obowiązek sporządzenia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do jej wspólników. Jeśli chcą oni powołać do życia nową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w pierwszej kolejności powinni zająć się opracowaniem jej umowy, która musi zostać przygotowana jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis spółki z KRS.
Dokument ten musi zostać sporządzony w formie aktu notarialnego, jednak jego przygotowanie bynajmniej nie leży po stronie notariusza. Notariusz jako osoba zaufania publicznego, której zadaniem jest poświadczenie, że umowa zawiera przepisy zgodne z prawem, nie powinna jej przygotowywać. Po pierwsze zadanie to wykracza poza zakres obowiązków notariusza, tak samo jak wyjaśnianie wspólnikom niezrozumiałych kwestii czy doradztwo, po drugie nie może on narzucać lub sugerować wspólnikom treści ich oświadczenia woli.
W praktyce wspólnicy bardzo rzadko decydują się na samodzielne opracowanie tego dokumentu ze względu na znikomą wiedzę oraz brak doświadczenia. Najczęściej w celu sporządzenia umowy podejmują współpracę z doradcą, prawnikiem lub firmą, która specjalizuje się w tym zakresie. Jest to rozwiązanie, które zapewnia przedsiębiorcom dostęp do profesjonalnych porad i wskazówek oraz daje gwarancję, że zostanie ona sporządzona we właściwy sposób.
W przypadku rejestracji spółki za pośrednictwem systemu online przedsiębiorcy korzystają z gotowego wzorca umowy, który tylko wypełniają odpowiednimi danymi. Jest to jedyny sposób na ominięcie konieczności sporządzania umowy w formie aktu notarialnego, należy jednak pamiętać, że umowa w tej formie jest znacznie mniej elastyczna niż tradycyjna.